集团电话系统

 

 
集团电话系统介绍

集团电话的主要功能在于提高办公效率,把有限的外线资源提供给集团电话管理,集团电话且外线打入打出都可进行控制,使您的工作更加方便其实简单的说就是把有限的外线更合理的支配给分机,让外线资源得到更合理的利用,集团电话的一些辅助设备及功能也能提供您更好的办工环境(如计费及电脑话务员等)。

集团电话是我们办公中常用的电话通讯管理手段的一种。使电话管理者可集团性管理外线来电与内线呼出。
集团电话设备一般由外线与分机构成。外线指接入集团电话中的外线总数。分机是您为您的员工所安排的的电话数量。

接入集团电话中常用外线种类:

1 普通外线:电话局普通局用线。
2 普通中继线:与普通局用线相同,但可自动联选。
3 ISDN线路:一线通(ISDN)线路。(现网通安装需用户自行购买转接设备)
4 E&M专线:各地电话系统联网专线。

接入集团电话中常用分机种类:

1 普通分机:可安装普通分机,家中所安装电话机可安装在集团电话。
2 数字分机:各品牌电话系统中专用的数字分机。主要起编程作用及特殊功能实现。家用普通话机不可接入此类型分机端口中。

备注:有一些交换机如三星系列可在数字分机基础上安装普通分机子板。

安装集团电话好处:


如您公司人员很多,不可能为每一名员工都安排一部直线电话。即使都安排了一部直线电话这样为将来的管理工作也带来了隐患(主要指电话费用管理)。这样您可考虑安装集团电话设备。为每一名员工安排一部分机,外线打入由前台(或电脑话务员)进行信息处理,这样在节约费用的同时,对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系上。

在使用电话系统的过程中会出现如电话占线或电话无人接听等很多种情况,如没有安装集团电话这样您很可能失掉了一次在第一时间与您客户联系的机会。不如把这项工作交给集团电话来处理。在分机占线或无人接听时集团电话会按您的需要把电话转到另一处分机。如您安装了语音信箱设备,会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。

多种情况下您对直线电话的管理只能凭借您员工的自觉性。对话费的管理也是集团电话的一大功能。它会按您的安排为每一分机安排一个密码,如您离开座席不知密码的人无法使用您的分机。在安装了计费功能后您也可对电话费用管理提出您新的看法来。计费系统会告诉您哪一位员工所打的电话费用最多或最少,打出的电话号码及总费用。程控交换机集团电话的区别在向贵公司提供下面方案的同时,本公司先就交换机与集团电话的区别进行如下说明。

功能方面:

  交换机功能方面要强于集团电话设备,主要体现在组网方面。一般电话区局所采用的设备称为大型局用交换机。在交换机上有与各个区局间的联网接口,这样从一个电话局打入另一个电话局或打往国外的电话可实现自动切换。不必由人工去接线。还在一些公司在国内很多地方都有自已的分公司,各个分公司之间需由电话专线进行相互联网。这样的情况就可采用小型交换机的解决方案,一般小型交换机本身具有远程接入卡,通过此卡可把每一处分公司的交换机进很联接。用户选取专线后就相当于另一公司的分机。集团电话功能主要适应于办公通讯,其设计功能解决方案主要考虑平时办公常会需要功能。

门数方面:

交换机与集团电话门数有一定的区别。一般集团电话设备门数较小,10用户线至几十分机线不等。交换机门数较大,几百门至上万不等。

距离问题:

大型局用交换机安装地址多为一个城市或一个地区,所以在交换机设计时充分考虑到了这一点,即使局用交换机的一个终端距离机房很远,音质及速度也会完成的很好。集团电话在此方面略于交换机,一般分机最远会有一个限定(1公里----几公里不等)。

话务量问题:

交换机由于门数很大,在设计其内部节构时会对同一时间打入打出本系统话音进行很好的完善。其强大的CPU会很好的对这些来电及去电进行相应的控制。集团电话在此方面与交换机有一定差距,模拟交换机会对同时来电及去电进行限制,这些限制主要来于分机之间通话。数字集团电话分机之间通话不会进行限制,分机向外打出的数量主要取决于接入系统中外线数量的多少。

电话局对名称的安排

  一般在办公用通讯设备中也会在一些小型交换机的出现,名称的区分也基本体现在分机门数这一方面。在用户申办中继线时,一般小于100门的设备电话局统称为集团电话,高于100门的设备统称为交换机。集团电话程控交换机安装整体解决方案

分机配号方案:


A、 分机号码位数选择:3-4位
B、 字头选择:1-8
C、 可根据不同部门分配不同的分机字头:办公室—1XX;财务部2XX;销售部---6XX等

外线使用方案:

A、 外线可分组,使不同部门使用不同的外线,或设置个人专线、传真专线、上网专线等
B、 可设定白天/晚上两种不同的、灵活的外线进入响铃模式并允许按设置的时间自动转换。如要节省人工,还可利用系统自带电脑话务员功能进行转接电话(国产机型),或利用系统DISA功能或外置电脑话务员进行转接电话(进口机型)-------需确认系统配置。

节省费用方案:

A、 利用系统ARS功能使用IP线路,如17909。或利用拨号器拨入联通、网通、铁通IP线路
B、 外线打出或打入设置定时断线,避免电话煲粥。定时可设定不同的时间
C、 利用随身密码拨打长途,采用内置计费系统或计费软件进行计费来控制通讯费用
D、 利用等级限制控制各分机的电话级别,如:国际长话分机、国内长话分机、农话分机、市话分机、内线分机等
E、 长话分机用户离开座位时电子上锁,避免别人盗打电话(密码计费时,此功能可不用)
F、 向邮电局申请反极计费功能,利用反极信号计费,避免电话不通时的延时计费-------需确认系统配置。广

播寻呼方案:

A、 可利用专用话机的分机广播功能进行部门或全员寻呼-------需确认系统配置。
B、 车间、非办公区可利用任意分机对外接广播系统进行寻呼-------需确认系统配置。

系统维护方案:

A、 公司工程部培训客户操作人员、简单维护人员
B、 公司工程部保修期内免费上门维护-------需确认系统配置及保修卡。
C、 公司工程部保修期内免费远程遥控维护-------需确认系统配置及保修卡。
D、技术服务中心保修期内免费远程遥控维护-------需确认系统配置及保修卡。

综合布线及其注意事项


系统布线非常重要,它的好坏直接影响到通话质量,若串入高压电,甚至威胁到机器以及人身安全。
1) 不要将电话线与交流电源、电脑、电报机等连线并行布设,如果靠近这些线应做屏蔽;
2) 避免PBX与电脑等其它办公设备共用同一电源插座,可能会产生噪声干扰;
3) 布线时应先将系统电源关闭,布完线再打开,布错线可能会导致系统不能正常工作;
4) PBX主机到分机线的最大距离:普通话机/约1500m; 专用话机/约360m;此参数与所用电缆的粗细有关。


 


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